Home / Tin tức / cách vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán

CÁCH VẼ LƯU ĐỒ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

admin - 06/11/2021 560

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (508.96 KB, 40 trang )

Bạn đang xem: Cách vẽ lưu đồ hệ thống thông tin kế toán

Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 1Mục tiêu của chương•Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ•Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu•Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống•Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu•Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống2Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu•KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự•Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp. •Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng.3Vấn đề đặt ra
•Những ai tham gia vào quá trình trên•Các chứng từ luân chuyển như thế nào•Phần mềm xử lý ra sao•Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên•…….4SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) •DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin•DFD có nhiều cấp• DFD khái quát (cấp 0)• DFD cấp 1• DFD cấp 2• ….5SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU•Các kí hiệu:
–Có 4 kí hiệu biễu diễn6Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng bên ngoài hệ thống (điểm đầu, kết thúc)Lưu trữ dữ liệuHoạt động xử lý Dòng dữ liệuSƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU•Phân cấp DFD–Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp–Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)–Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn–Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống7SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU•Phân cấp DFD8Điểm đầuHệ thốngĐiểm cuối
ABĐiểm đầu1.02.03.0Điểm cuốiACDLưu trữBCấp 0Cấp 1SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU•Phân cấp DFD91.11.21.4AEF1.3GCD3.13.2
HIBDLưu trữ3.1.13.1.2IJHDCấp 2 Cấp 3DFD cấp 0 (khái quát)•Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.•Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động •Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống10DFD cấp 0 (khái quát)•DFD khái quát cho biết–Hệ thống này là gì –Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
11Khách hàngNgân hàngHệ thống thu tiền bán chịuThanh toánNộp tiền NHKế toán tổng hợpTổng hợp thanh toánDFD cấp 1•Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.•Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu•Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện12DFD cấp 113Nhận thanh toán1.0Khách hàngĐối chiếu với tiền thực nhận2.0Ghi nhận thanh toán
4.0Ngân hàngLập giấy chuyển ngân hàng3.0Giấy đòi nợ đã xác nhậnChuyển tiền và Phiếu thuChuyển tiền Chuyển phiếu thu đã xác nhậnPhiếu thu đã xác nhận Sổ quỹTiền, giấy đòi nợKế toán tổng hợpVẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0•Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả•Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đóĐối tượng Hoạt độngKhách hàng Trả tiền và giấy đòi tiềnNhân viên BH Lập phiếu thuNhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền…… …… Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng14VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0
•Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2•Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…•Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu•Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu15VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0•Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống–Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống•Bước 5: –Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài–Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. –Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống–Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu16VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1

Xem thêm: Hướng Dẫn 3 Cách Tag Nhiều Hơn 50 Người Trên Facebook, Trong 15S

•Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó.•Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau:–Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm–Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra•Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp•Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm17VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1•Bước 9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý•Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lýPhân cấp DFD•Bước 11: •Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn. •Thực hiện các bước 8,9,1018LƯU ĐỒ (Flowchart)
•Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)•Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ). •Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống•Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận lý của hệ thống. 19LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG•Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập xuất…)•Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính•Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống.20LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)21KHLập phiếu thuPhiếu thuXác nhận ghi sổ
Phiếu thuPhiếu thuAASổ quỹPhiếu thuNKế toán công nợKế toán tiềnGhi nhật kíNK Thu tiềnPhiếu thuKHThủ quỹQuá trình thu tiềnLƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)22Đơn đặt hàngNhập vào PMHiện thị khi nhập Cập nhật đơn hàngTập tin KHTập tin HTKhoTập tin đơn hàngĐơn đặt hàng đã xử lýNNhập đơn đặt hàng của khách
hàngCác công cụ kỹ thuật23Bắt đầu, kết thúcChứng từ báo cáoCông việc xử lý thủ côngChứng từ báo cáo có nhiều liênDữ liệu được đưa vào hệ thống hay thông tin kết quả của xử lýĐiểm nối trên cùng một lưu đồĐiểm nối đến lưu đồ khác, hệ thống khácLưu trữ thủ công chứng từ , tài liệuĐường luân chuyểnCác công cụ kỹ thuật24Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thốngCônng việc xử lý bởi máy tínhThủ tục , hàm, CT con được viết sẵnDữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file)Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điệnDữ liệu lưu trữ về mặt luận lý
(file)Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thốngCônng việc xử lý bởi máy tínhQuyết địnhKÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ•Kí hiệu đầu vào25Phiếu thuHóa đơn BHChứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) bằng giấyNhập liệuNhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)Thẻ lưu trữĐưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữPhiếu thuHóa đơn BHNhập liệuPhiếu thuHóa đơn BHThẻ lưu trữNhập liệuPhiếu thuHóa đơn BH